Щодня в країні проводяться конференції найрізноманітніших напрямків та тематик. У суспільній свідомості конференція – це досить солідний та відповідальний захід. Сам термін "конференція" походить від латинського "confero" - збирати в одному місці - і характеризує збори людей зі схожими професійними та особистими інтересами для обговорення певних питань.
Жодна конференція не обходиться без таких атрибутів як меблі та обладнання. У організаторів подібних заходів не завжди є необхідна кількість столів і стільців для розсаджування учасників, а такі атрибути як трибуна або якісне проекційне обладнання взагалі відсутні. Оренда меблів у цьому випадку дозволяє знизити бюджет заходу без шкоди для його організаційного рівня.
Вимоги до меблів для конференцій залишаються високими. Крім того, що вона має бути доглянутою, до неї висуваються такі вимоги: ергономічність, практичність, сучасність. Величезний попит має оренда офісних стільців, які вже не один рік перебувають на вершині попиту організаторів заходів. Але час не стоїть на місці, і на ринку оренди меблів все частіше можна зустріти альтернативні моделі стільців - більш комфортні та вишукані, з нотками дизайну для неординарних замовників та поціновувачів витонченості. Зрозуміло, що такі моделі відрізняються і більшою ціною в порівнянні з бюджетними аналогами.
Розстановка меблів, а також розсадка учасників – ключовий момент проведення конференції на найвищому рівні. Якщо стоїть завдання організації заходу, що охоплює сто і більше людей, проблема розсадки гостей завжди стає першочерговою. Існує декілька варіантів розміщення учасників конференції. У зв'язку з цим прокат столів та стільців має свою специфіку.
У варіанті розсадки у вигляді «класу» потрібно багато столів прямокутної форми (розмір, наприклад, 120×60 см). Самі столи розташовуються рядами, за кожним з яких сідають два учасники. Так зручно буде розмістити ноутбук, блокнот, роздаткові матеріали. Передбачається проекційний екран.
Для розсадки «театром» достатньо орендувати кілька довгих прямокутних столів, за якими розміститься президія, а також передбачити трибуну для промовців. Можна також встановити проекційний екран або міні-подіум. Учасники сидять просто на стільцях, що розставлені рядами. Варіант "театр" використовується у разі планування великої кількості учасників: на доповідях, семінарах, навчальних курсах.
За так званим «круглим столом» відбуваються дискусії на рівних, тому достатньо орендувати великий круглий стіл або трансформувати коло у квадрат і розсадити вже більшу кількість учасників. Основна мета такого розсадження – забезпечити хороший огляд усіх учасників конференції.
Переговори як форма конференції відбуваються між групами представників двох компаній, кожна з яких приймає відповідну сторону столу. У цьому випадку доречним є об'єднання у формі прямокутника кількох однотипних столів, але так, щоб учасники сиділи один навпроти одного, бажано домогтися рівномірного розподілу учасників з кожної сторони. Керівники груп займають місця з обох боків.
Для організації успішної конференції, крім меблів, можна орендувати системи кондиціювання або, навпаки, обігріву (все залежить від пори року). За відсутності необхідної оргтехніки її також можна взяти в оренду.
У якій би формі не проходила конференція, головне, щоб усі нагальні питання були обговорені та вирішені, а учасники залишилися задоволені атмосферою та рівнем організації заходу.
